Wersja 2 · Windows Service / Tray / CLI
Windykacja i przypomnienia, które wysyłają się same.
Zautomatyzuj wysyłkę e-maili z Comarch ERP Optima: kolejka SQL, windykacja należności, przypomnienia o płatnościach i integracja z KSeF — w jednej aplikacji dla Windows.
Handlowcy zajmują się klientami, a nie terminarzem płatności.
Aplikacja eliminuje ręczną wysyłkę e-maili i telefoniczne upomnienia — pilnuje terminów za Ciebie.
Wysyłka transakcyjna
Twój system wpisuje zlecenie do tabeli SQL — aplikacja wysyła e-mail z personalizowanym szablonem HTML do klienta, partnera lub pracownika.
Windykacja należności
Upomnienia wysyłane automatycznie po 14, 30 i 60 dniach opóźnienia. Każdy poziom ma własny szablon — od uprzejmego przypomnienia po formalne wezwanie.
Przypomnienia o terminach
Klienci dostają powiadomienie na N dni przed terminem płatności. Koniec z zapomnianymi fakturami — bez angażowania handlowców.
Powiadomienia KSeF
Przy każdej nowej fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur aplikacja informuje odbiorcę o jej wystawieniu — z numerem, kwotą i terminem.
Wysyłka faktur do KSeF
Integracja z Optima.Core.API pozwala automatycznie wysyłać do KSeF faktury ze statusem „do wysłania” — bez ręcznej ingerencji.
Monitoring i raporty
Historia wysłanych e-maili, przeglądarka logów, raport windykacji dla administratora przed wysyłką i podgląd statusu przez przeglądarkę.
Pięć modułów, jedna usługa.
Każdy moduł włączasz i konfigurujesz osobno — w edytorze konfiguracji GUI. Bez kodu i bez rekompilacji.
-
01
Kolejka e-mail
EmailQueueProcessor · tabela SQL- Pobiera rekordy ze statusem PENDING z tabeli
EmailQueue - Silnik szablonów HTML — tokeny
{{NAZWA}}zastępowane danymi z JSON - Obrazki osadzane inline (CID) — bez blokowania przez Outlooka
- Konfigurowalna liczba ponowień przy błędzie SMTP
- CC, BCC, Reply-To i nadawca ustawiani per rekord
- PDF faktur z Optimy (placeholder
{{TRNID}})
- Pobiera rekordy ze statusem PENDING z tabeli
-
02
Windykacja automatyczna
WindykacjaScheduler · 3 poziomy- Poziomy 1, 2 i 3 — osobny szablon, minimalna kwota i liczba dni opóźnienia
- Filtry: dni tygodnia wysyłki, godzina, data graniczna faktur
- Tabela
WindykacjaHistoriazapobiega duplikatom upomnień - Przeglądarka historii przez serwer HTTP (port 1977, z hasłem)
- Raport e-mail dla administratora godzinę przed wysyłką
-
03
Przypomnienia o płatnościach
PrzypomieniaScheduler · przed terminem- Wysyłka N dni przed terminem zapłaty (konfigurowalne)
- Tryb RazNaTermin lub Codziennie aż do terminu
- Historia wysyłek w tabeli
PrzypomieniaHistoria - Wiele faktur jednego kontrahenta w jednym e-mailu (tabela HTML)
- Suma do zapłaty, najbliższy termin i liczba faktur w szablonie
-
04
Integracja z KSeF
KSeFScheduler · powiadomienia i wysyłka- Powiadomienia e-mail o nowych fakturach w KSeF (numer KSeF, kwota, termin)
- Automatyczna wysyłka faktur do KSeF przez
Optima.Core.API - Okno czasowe operacji (np. 06:00–22:00) i pomijanie weekendów
- Operator KSeF z hasłem szyfrowanym DPAPI
- Tokeny szablonu:
{{NR_FAKTURY}},{{NR_KSEF}},{{KWOTA_Z_WALUTA}}i inne
-
05
Monitoring i interfejs
QueueEngine · TrayApp · WebServer- Ikona w zasobniku systemowym ze statusem (bezczynny / przetwarzanie / błąd)
- Edytor konfiguracji GUI — SQL, SMTP, OAuth2, windykacja, KSeF
- Wbudowana przeglądarka logów i historii e-maili
- WebServer (port 1977) — historia windykacji w przeglądarce
- Automatyczne czyszczenie logów starszych niż 30 dni
Działa w tle. Ty tylko zaglądasz do raportu.
Aplikacja pracuje jako usługa Windows i sama zarządza harmonogramem wszystkich modułów — bez udziału użytkownika.
| ID | Szablon | Status |
|---|---|---|
| 1042 | Przypomnienie o terminie | SENT |
| 1043 | Windykacja — poziom 1 | SENT |
| 1044 | Faktura FS/112/2026 (PDF) | SENT |
| 1045 | Powiadomienie KSeF | PENDING |
| 1046 | Windykacja — poziom 2 | PENDING |
| 1047 | Przypomnienie o terminie | RETRY 1/3 |
-
Dane z Optimy
QueueEngine co N sekund sprawdza w SQL Server nowe rekordy w kolejce. Dane windykacji i przypomnień pobiera zgodnie z harmonogramem.
-
Szablon HTML
TemplateEngine ładuje plik HTML i podstawia tokeny
{{POLE}}danymi z bazy. Obrazki osadza jako CID. -
Wysyłka SMTP
EmailSender wysyła wiadomość przez SMTP z loginem i hasłem albo OAuth2 (Gmail / Microsoft 365). Przy błędzie ponawia próbę.
-
Aktualizacja statusu
Po udanej wysyłce rekord znika z kolejki lub dostaje status SENT. Błędy trafiają do logu i jako FAILED z komunikatem do SQL.
Skromne wymagania, typowe środowisko.
Aplikacja zaprojektowana dla typowego środowiska Windows z Comarch ERP Optima — minimum wymagań, maksimum niezawodności.
Wymagania systemowe
- System operacyjny
- Windows 7 / 10 / 11 / Server 2008 R2+
- Środowisko
- .NET Framework 4.8
- Baza danych
- SQL Server 2008 R2 lub nowszy (Windows Auth lub SQL Auth)
- Comarch ERP Optima
- Dostęp do bazy SQL Optimy (CDN.Konfig, CDN.Firmy)
- Serwer SMTP
- Własny serwer, Gmail (OAuth2) lub Microsoft 365 (OAuth2)
Biblioteki i integracje
- MailKit / MimeKit 4.16
- Wysyłka SMTP z pełną obsługą OAuth2 (XOAUTH2)
- BouncyCastle / DPAPI
- Szyfrowanie haseł w konfiguracji (format ENC:…)
- OptimaFakturaLib
- PDF faktur z Optimy — schemat kolorów, kod QR
- Serwer NTP
- Weryfikacja czasu licencji — ochrona przed cofaniem zegara
- Serwer HTTP (port 1977)
- Historia windykacji w przeglądarce (z hasłem)
Plan dopasowany do skali Twojej firmy.
Licencja jest powiązana z numerem NIP firmy i weryfikowana codziennie przez serwer NTP. Klucz licencyjny dostarczamy po zakupie.
| Funkcja | BasicAutomatyczna wysyłka e-mail | NAJCZĘŚCIEJ WYBIERANYProKomunikacja i windykacja | EnterpriseWiele firm i baz |
|---|---|---|---|
| Wysyłka z kolejki EmailQueue | ✓ | ✓ | ✓ |
| Szablony HTML z tokenami | ✓ | ✓ | ✓ |
| OAuth2 Gmail / Microsoft 365 | ✓ | ✓ | ✓ |
| Szyfrowanie DPAPI | ✓ | ✓ | ✓ |
| Windows Service + Tray | ✓ | ✓ | ✓ |
| Moduł windykacji (3 poziomy) | nie | ✓ | ✓ |
| Moduł przypomnień o płatnościach | nie | ✓ | ✓ |
| Integracja z KSeF | nie | ✓ | ✓ |
| Wiele instancji na różnych bazach | nie | nie | ✓ |
Od instalacji do pierwszego e-maila.
Instalacja
Skopiuj pliki aplikacji na serwer Windows — bez instalatora, aplikacja jest przenośna. Wymaga .NET 4.8 (wbudowanego w Windows 10/11).
Konfiguracja
Uruchom edytor konfiguracji. Uzupełnij parametry SQL Server, SMTP (lub OAuth2 dla Gmail/M365) i ścieżkę do szablonów HTML.
Szablon e-mail
Stwórz lub skopiuj szablon HTML z tokenami {{IMIE}}, {{KWOTA}} itp. Wbudowany edytor pozwala je zmieniać bez wychodzenia z aplikacji.
Uruchom usługę
Zainstaluj jako usługę Windows (CLI: --install) lub uruchom w trybie tray. Dodaj pierwszy rekord do tabeli SQL i obserwuj wysyłkę.
Porozmawiajmy o licencji.
Omówimy wybór planu, wdrożenie lub dopasowanie aplikacji do specyfiki Twojej firmy.